ОФОРМЛЕННЯ ВОДІЯ З ОСОБИСТИМ АВТО НА ПОСТІЙНУ РОБОТУ
Досить часто для виконання передбаченої трудовим договором роботи підприємства, установи, організації (далі – підприємства) наймають осіб на власному авто. При цьому на практиці застосовуються два принципово відмінні варіанти оформлення особи на роботу.
Перший варіант, на мою думку, заснований на застосуванні норм статті 125 КЗпП України, згідно з якими працівники, які використовують свої інструменти для потреб підприємства, мають право на одержання компенсації за їх зношування (амортизацію). Розмір і порядок виплати компенсації, якщо їх не встановлено в централізованому порядку, визначає власник або уповноважений ним орган за погодженням із працівником.
Другий варіант передбачає передавання автомобіля в оренду підприємству. Причому орендні операції регламентуються статтями 759–786 § 1 глави 58 розділу III книги п'ятої Цивільного кодексу України (далі – ЦКУ), статтями 283–292 § 5 глави 30 розділу VI Господарського кодексу України (далі – ГКУ) та Законом України «Про оренду державного та комунального майна» від 10 квітня 1992 року 2269-XII (далі – Закон № 2269).
З наведеного випливає, що перший варіант регламентується винятково трудовим законодавством, а другий – трудовим (щодо оформлення працівника) і цивільним законодавством (щодо оформлення автомобіля).
Оформлення за першим варіантом (відповідно до трудового законодавства)
Особу, яка використовуватиме для виконання роботи, передбаченої трудовим договором, власне авто, оформляють у загальному порядку, тобто вона пише заяву, на підставі якої видається наказ про прийняття на роботу (додатки 1, 2).
|
Додаток 1
ЗАЯВА Прошу прийняти мене на постійну роботу водієм з власним автомобілем ГАЗ 33023-414, державний номер 113-54 СК, 2004 року випуску, 22 жовтня 2007 року з окладом згідно зі штатним розписом та виплатою щомісячної компенсації за зношування автомобіля в розмірі амортизації, визначеної прямолінійним методом (розрахунок наведено нижче), – 416,67 грн. Додаток: акт оцінки автомобіля (роботодавець замовляє оцінювання авто в незалежного оцінювача). Розрахунок амортизації: початкові дані: – вартість автомобіля згідно з актом оцінки – 30000 грн.; – очікуваний термін використання – 5 років; – ліквідаційна вартість (очікувана сума продажу після закінчення очікуваного терміну використання) – 5000 грн. Розмір місячної амортизації – 416,67 грн. [(30000 – 5000) : 5 : 12]
|
|
Додаток 2 ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «ФОРА» НАКАЗ
Про прийняття НАКАЗУЮ: СОПКА Андрія Івановича прийняти на постійну роботу водієм з власним автомобілем ГАЗ 33023-414, державний номер 113-54 СК, 2004 року випуску, 22 жовтня 2007 року з окладом 750 грн. та виплатою щомісячної компенсації за зношування автомобіля в розмірі амортизації, визначеної прямолінійним методом (розрахунок наведено в заяві), – 416,67 грн. Підстава: заява Сопка А. І. від 19.10.2007.
До справи № ____ |
З особою із власним авто може бути укладено трудовий договір у письмовій формі, де окремо зазначатиметься порядок використання авто, а також виплати компенсації за амортизацію.
За цим варіантом автомобіль не переходить у володіння підприємства, а залишається у власності працівника. В позаробочий час працівник користується автомобілем на власний розсуд, самостійно забезпечує місце його стоянки; якщо завдано шкоду третім особам під час експлуатації автомобіля для потреб підприємства – самостійно відповідає за її відшкодування.
Порядок виплати компенсації
Для того щоб розрахувати компенсацію, потрібно знати вартість автомобіля та порядок визначення зносу (амортизації).
Зазвичай вартість автомобіля зафіксована в документах на його купівлю, якщо автомобіль новий. Якщо ж автомобіль був у експлуатації, то, щоб визначити його вартість, проводять експертизу в незалежного оцінювача. У такому разі акт оцінювання – документ, який підтверджує вартість.
Амортизацію нараховують одним з п'яти методів, визначених пунктом 26 Положення (стандарту) бухгалтерського обліку 7 «Основні засоби», затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 27 квітня 2000 року № 92.
Конкретний порядок визначення амортизації погоджують між працівником та підприємством у трудовому договорі.
Для того щоб визначити амортизацію автомобіля, зазвичай використовують перший, прямолінійний (приклад 1), або п'ятий, виробничий (приклад 2), метод.
Використовуючи перший, прямолінійний, метод, річну суму амортизації визначають діленням вартості, яка амортизується, на строк корисного використання автомобіля.
Вартість, яка амортизується, – це вартість автомобіля, зменшена на ліквідаційну вартість (суму коштів, яку планують отримати від збуту автомобіля, коли закінчиться його експлуатація).
Строк корисного використання (експлуатації) – це строк, протягом якого планується використовувати автомобіль. Визначаючи цей строк, здебільшого використовують нормативний період експлуатації (у роках) автомобіля, визначений в інструкції з експлуатації автомобіля, або ж очікуваний період експлуатації.
|
Приклад 1 |
|
Вартість автомобіля згідно з актом оцінки – 30000 грн. Власник автомобіля (водій, що наймається на роботу) планує (очікує) використовувати автомобіль п'ять років, відтак продати за 5000 грн. |
За умовами прикладу 1 річна сума амортизації становитиме 5000 грн. [(30000 – 5000) : 5]. А місячна – 416,67 грн. (5000 : 12).
Використовуючи п'ятий, виробничий, метод, місячну суму амортизації автомобіля визначають як добуток фактичного місячного пробігу автомобіля та виробничої ставки амортизації.
Виробнича ставка амортизації обчислюється діленням вартості, яка амортизується, на нормативний або планований (очікуваний) пробіг автомобіля.
|
Приклад 2 |
|
Початкові дані прикладу 1. Очікуваний пробіг до закінчення експлуатації – 100000 км. У поточному місяці фактичний пробіг становить 1000 км. |
За умовами прикладу 2 сума амортизації поточного місяця становитиме 250 грн. [(30000 – 5000) : 100000 х 1000].
Оскільки, на мою думку, працівники мають право на компенсацію за зношування (амортизацію) автомобіля, місячний розмір компенсації визначається в розмірі місячної амортизації. Скажімо, за умовами прикладу 1 вона становитиме 416,67 грн., а прикладу 2 – 250 грн.
Слід також зазначити, що, окрім виплати компенсації, підприємство повинне буде витратитися на технічне обслуговування автомобіля та придбання пально-мастильних матеріалів для його заправляння. Тому, не витратившись на це, експлуатувати автомобіль не можна, а в суму амортизації ці витрати не входять. Інша річ – ремонт і страхування автомобіля. На це повинен витрачатися його власник (працівник-водій) самостійно, якщо інше не передбачено трудовим договором.
Про порядок використання автомобіля в господарській діяльності підприємства необхідно видати ще один наказ (додаток 3).
|
Додаток 3 ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «ФОРА» НАКАЗ
Про порядок Для впорядкування використання автомобіля ГАЗ 33023-414, державний номер 113-54 СК, 2004 року випуску, що належить Сопку Андрію Івановичу, у господарській діяльності підприємства НАКАЗУЮ: 1. Автомобіль використовувати для доставляння продукції покупцям і для службових поїздок персоналу за дорученням заступника директора зі збуту Петрука О. К. 2. Використання автомобіля оформляти подорожніми листами. Відповідальним за виписування подорожніх листів, правильне їх оформлення, таксування та передання до бухгалтерії призначити заступника директора зі збуту Петрука О. К. 3. Технічне обслуговування автомобіля та придбання пально-мастильних матеріалів для його заправляння здійснювати за кошти підприємства. Відповідальний за списання пально-мастильних матеріалів відповідно до нормативів – Петрук О. К. 4. Відповідальний за вчасне технічне обслуговування автомобіля – водій Сопко А. І. Технічне обслуговування узгоджувати з відповідальним – Петруком О. К.
До справи № ___ |
Оподаткування компенсаційної виплати
Відповідно до пункту 3.22 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Державного комітету статистики України від 13 січня 2004 року № 5, компенсації працівникам за використання для потреб виробництва власного інструменту та особистого транспорту не належать до фонду оплати праці. Водночас внески до Пенсійного фонду і фондів загальнообов'язкового державного соціального страхування нараховують на суми фактичних витрат на оплату праці. Отже, внески до зазначених фондів на суму компенсації за використання автомобіля не нараховуються і з цих сум не утримуються.*
А от згідно з пунктом 1.1 статті 1 Закону України «Про податок з доходів фізичних осіб» від 22 травня 2003 року № 889-IV (далі – Закон № 889) під терміном «заробітна плата» розуміються також інші заохочувальні та компенсаційні виплати або інші виплати та винагороди, виплачувані (надані) платникові податку у зв'язку з відносинами трудового найму згідно із законом. Тобто, щоб обчислити податок з доходів фізичних осіб, компенсацію за використання автомобіля розглядають як частину заробітної плати. Це передусім означає, що компенсацію враховуватимуть разом з іншою частиною заробітної плати під час розрахунку граничної суми доходу, щоб визначити, чи можна працівникові надати податкову соціальну пільгу (пп. 6.5.1 п. 6.5 ст. 6 Закону № 889), та оподатковуватимуть у загальновстановленому порядку за ставкою 15 %.
Оформлення за другим варіантом (відповідно до трудового і цивільного законодавства)
Застосовуючи цей варіант, окремо оформляють працівника та окремо – наданий в оренду автомобіль.
Із працівником у загальновстановленому порядку письмово укладають трудовий договір або ж на підставі заяви працівника видають наказ про прийняття на роботу. У цих документах доцільно зазначити, що працівника приймають на роботу водієм на орендований автомобіль такої-то марки, з таким-то номером. Тобто в заяві буде написано, наприклад, таке:
|
«Прошу прийняти мене на роботу водієм на орендований автомобіль ГАЗ 33023-414, державний номер 113-54 СК, 2004 року випуску, з окладом згідно зі штатним розписом». |
Відповідно буде сформульовано й текст наказу про прийняття на роботу:
|
«Прийняти СОПКА Андрія Івановича 22 жовтня 2007 року на роботу водієм на орендований автомобіль ГАЗ 33023-414, державний номер 113-54 СК, 2004 року випуску, з окладом 750 грн.». |
У розділі «Відомості про роботу» трудової книжки працівника робиться відповідний запис (див. зразок).
Наданий в оренду автомобіль оформляють письмовим договором найму (оренди), який підлягає нотаріальному посвідченню (ст. 799 ЦКУ).
Договір оренди повинен обов'язково містити істотні умови (ст. 284 ГКУ):
– назву об'єкта оренди (склад і вартість майна з урахуванням її індексації);
– строк, на який укладається договір оренди;
– розмір орендної плати з урахуванням її індексації;
– порядок використання амортизаційних відрахувань;
– порядок відновлення орендованого майна та умови його повернення або викупу.
Якщо працівник, який передає автомобіль в оренду, бажає бути на підприємстві єдиним водієм цього автомобіля, в договорі слід про це вказати. Якщо ж цього не буде зроблено, підприємство-орендар матиме право передати орендований автомобіль будь-якому водієві на власний розсуд (додаток 4).
Передають автомобіль в оренду та повертають з оренди, оформляючи Акт приймання-передавання (внутрішнього переміщення) основних засобів (форма № ОЗ-1), затверджений наказом Міністерства статистики України від 29 грудня 1995 року № 352.
За другим варіантом автомобіль переходить у володіння підприємства. Тобто в позаробочий час працівник-орендодавець не матиме права користуватися автомобілем для особистих потреб, підприємство-орендар самостійно забезпечуватиме стоянку, зберігання та охорону автомобіля. Якщо завдано шкоди третім особам під час експлуатації автомобіля, за її відшкодування відповідатиме підприємство. До того ж на час оренди потрібно буде оформити тимчасовий реєстраційний талон на підприємство в органах Державної автоінспекції (п. 15 Правил державної реєстрації та обліку автомобілів, автобусів, а також самохідних машин, сконструйованих на шасі автомобілів, мотоциклів усіх типів, марок і моделей, причепів, напівпричепів та мотоколясок, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 7 вересня 1998 року № 1388).
|
Зразок ВІДОМОСТІ ПРО РОБОТУ
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Додаток 4 Договір № 17
Сопко Андрій Іванович, паспорт серія КН № 110215, виданий Полтавським РВ УМВС України в Полтавській області 3 червня 1996 року, ідентифікаційний номер 1928374655 (далі – Орендодавець), з однієї сторони, і ТОВ «Фора» в особі директора Іваненка Петра Миколайовича, що діє на підставі Статуту (далі – Орендар), з другої сторони (далі – Сторони), уклали цей договір (далі – Договір) про таке. 1. Предмет Договору 1.1. Орендодавець передає, а Орендар приймає у тимчасове платне користування автомобіль ГАЗ 33023-414, державний номер 113-54 СК, 2004 року випуску (далі – автомобіль), для використання у господарській діяльності Орендаря – доставляння продукції покупцям та службових поїздок персоналу Орендаря. 1.2. Вартість автомобіля на час передання в оренду становить 30000 грн., що підтверджується копією акта оцінювання, яка додається до цього Договору. На вимогу будь-якої Сторони договору ця вартість може бути проіндексована на сумарний індекс інфляції (добуток щомісячних індексів інфляції, наведених у відсотках до попереднього місяця) за період з вересня 2007 року по місяць, що передує місяцю індексації. 1.3. Автомобіль має бути передано Орендареві протягом 3 (трьох) днів з дня підписання цього Договору за актом приймання-передавання. 1.4. Цей Договір підлягає нотаріальному посвідченню в день укладення. 1.5. Строк оренди: п'ять років з дня передавання Орендареві, що підтверджується актом приймання-передавання. 2. Права та обов'язки Орендодавця 2.1. Орендодавець має право: 2.1.1. Перевіряти технічний стан автомобіля, його збереження та додержання Орендарем умов експлуатації. 2.2. Орендодавець зобов'язаний: 2.2.1. Протягом 3 (трьох) днів з дня підписання цього Договору передати автомобіль Орендарю в технічно справному стані. 3. Права та обов'язки Орендаря 3.1. Орендар має право: 3.1.1. Поліпшувати (модернізувати тощо) та проводити капітальний ремонт автомобіля тільки з дозволу Орендодавця. 3.2. Орендар зобов'язаний: 3.2.1. Використовувати автомобіль лише згідно з пунктом 1.1 та іншими умовами цього Договору. 3.2.2. Керування автомобілем довіряти лише водієві Орендатора – Сопку Андрію Івановичу, який водночас є Орендодавцем. 3.2.3. Вчасно оплачувати оренду. 3.2.4. Утримувати автомобіль у справному стані, робити власним коштом поточний ремонт, забезпечувати технічне обслуговування, технічний огляд та мати інші витрати, щоб утримувати та використовувати автомобіль: на заправляння пально-мастильними матеріалами тощо. Усувати наслідки аварій та пошкоджень автомобіля, які виникли під час його експлуатації. 3.2.5. Забезпечувати стоянку, зберігання та охорону автомобіля. 3.2.6. Не пізніше одного дня від часу передання автомобіля укласти договір страхування цивільної відповідальності власників транспортних засобів за шкоду, завдану третім особам внаслідок дорожньо-транспортної пригоди. 3.2.7. По закінченні строку цього Договору повернути автомобіль Орендодавцеві з урахуванням нормального зносу. 4. Орендна плата 4.1. Орендна плата на час укладення Договору становить 300 грн. на місяць. 4.2. Розмір орендної плати, зазначений у пункті 4.1 Договору, підлягає індексації на сумарний індекс інфляції (добуток щомісячних індексів інфляції, наведених у відсотках до попереднього місяця) за період з вересня 2007 року по місяць, що передує місяцю нарахування орендної плати. Закінчення додатка 4 4.3. Нарахована орендна плата, з урахуванням пунктів 4.1, 4.2 цього Договору, зменшена на утримані згідно з чинним законодавством України податки та внески, підлягає виплаті Орендодавцеві з каси Орендаря до 10 числа місяця, наступного за звітним. 5. Відповідальність Сторін 5.1. Сторони несуть майнову відповідальність за невиконання чи неналежне виконання умов цього Договору згідно з чинним законодавством України. 5.2. Якщо Орендодавець прострочив з наданням автомобіля в оренду, він сплачує Орендареві штраф у розмірі 500 грн. 5.3. Орендар у разі невчасної виплати орендної плати сплачує Орендодавцеві пеню в розмірі 0,5 % від суми простроченої орендної плати за кожен день прострочування. 5.4. Якщо порушено підпункт 3.2.2 цього Договору, Орендар виплачує Орендодавцеві штраф у сумі 1000 грн. 5.5. Якщо невчасно повернено автомобіль по закінченні строку оренди, Орендар сплачує Орендодавцеві штраф у розмірі подвійної орендної плати за період прострочування. 6. Умови дострокового розірвання Договору 6.1. Орендодавець має право в односторонньому порядку розірвати Договір, якщо: – Орендар порушив вимоги, зазначені у пункті 3.2 цього Договору; – не сплачено орендну плату протягом трьох місяців поспіль. 6.2. Орендар має право в односторонньому порядку розірвати Договір у випадку: – значних та частих поламок автомобіля, які сталися не з вини Орендаря, що не дає змоги ефективно використовувати його в діяльності Орендаря. 6.3. Договір підлягає також розірванню, коли з роботи у Орендаря звільняється Орендодавець, який на період укладення цього Договору є працівником Орендаря. 6.4. Про дострокове розірвання відповідна Сторона письмово повідомляє другу Сторону, вказуючи причини розірвання за 10 (десять) днів до дня розірвання. По закінченні цього строку автомобіль повертають Орендодавцеві, що оформляється актом приймання-передавання. 7. Інші умови 7.1. Цей Договір укладено у двох оригінальних примірниках, які мають однакову юридичну силу, – по одному кожній Стороні. 7.2. Виконуючи умови цього Договору, Сторони не керуються нормами Закону України «Про оренду державного та комунального майна». 7.3. Цей Договір є договором оперативної оренди, без права дальшої зміни статусу такої операції до закінчення дії Договору. 7.4. Амортизаційні відрахування на автомобіль Орендар не нараховує та, відповідно, не використовує. 7.5. У всіх питаннях, не врегульованих цим Договором, Сторони керуються Цивільним кодексом України. Додаток: копія акта оцінювання автомобіля № 75 від 18.10.2007. 8. Місце розташування, банківські реквізити та підписи Сторін
|
Більш детально питання оренди автомобіля розглянуто в Методичних рекомендаціях, затверджених наказом Державного комітету України по водному господарству від 9 червня 2005 року № 165.
Оподаткування орендної плати, яку орендар виплачує орендодавцеві
Орендна плата зараховується до загального місячного оподатковуваного доходу працівника-орендодавця згідно з під підпунктом 4.2.7 пункту 4.2 статті 4 Закону № 889 і оподатковується за ставкою 15 %.
Внески до Пенсійного фонду не нараховуються та з цієї суми не утримуються, оскільки орендна плата не є заробітною платою, а також не є доходом, пов'язаним з виконанням робіт. Це саме підтвердив Пенсійний фонд України у своєму листі від 27 лютого 2004 року № 1852/04.
З таких самих підстав (не є зарплатою) на орендну плату не нараховуються та з неї не утримуються внески до фондів загальнообов'язкового державного соціального страхування. Така сама думка з цього питання висловлена в листах Державного центру зайнятості Міністерства праці та соціальної політики України від 16 квітня 2002 року № ДЦ-09-1282, Виконавчої дирекції Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності від 30 квітня 2002 року № 01-24-666.
